Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi cơ quan Thuế

Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty là tài liệu cần thiết để đảm bảo rằng cơ quan thuế nắm bắt được những cập nhật mới nhất về địa chỉ hoạt động của doanh nghiệp. Hãy cùng TIN Holdings tìm hiểu cách viết được mẫu thông báo trên nhé!

Vì sao cần thông báo thay đổi địa chỉ công ty?

Thông báo thay đổi địa chỉ công ty là một bước quan trọng và cần thiết vì những lý do sau:

• Việc thông báo thay đổi địa chỉ công ty là tuân theo quy định của pháp luật. Việc không cập nhật kịp thời có thể gây ra các rủi ro về pháp lý như bị phạt vì thông tin đăng ký không chính xác.
• Khi cập nhật thay đổi thông tin địa chỉ còn giúp việc giao tiếp trở nên hiệu quả hơn với đối tác, khách hàng và các bên liên quan khác. Nếu không thông báo thay đổi địa chỉ công ty, có thể dẫn đến hiểu nhầm hoặc mất mát thông tin, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
• Việc duy trì thông tin địa chỉ chính xác giúp nâng cao uy tín và hình ảnh của công ty trong mắt khách hàng và đối tác. Nó cho thấy công ty hoạt động một cách chuyên nghiệp và minh bạch.
• Địa chỉ công ty là thông tin cần thiết để xử lý các giao dịch tài chính và thuế. Điều này bao gồm việc nộp thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp và các loại thuế khác.

Vì các lý do này, khi có sự thay đổi địa chỉ của công ty, cần phải thông báo thay đổi địa chỉ công ty ngay lập tức tới các cơ quan chức năng, đối tác, và khách hàng để đảm bảo rằng mọi hoạt động liên quan đến công ty có thể tiếp tục diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả.

Việc thông báo thay đổi địa chỉ công ty có bắt buộc hay không?

Thông tin về trụ sở công ty là một yếu tố bắt buộc phải có trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, theo quy định tại Khoản 2 Điều 28 của Luật Doanh nghiệp 2020. 

Vì vậy, căn cứ theo Khoản 2 Điều 30 của Luật này, khi có sự thay đổi về địa chỉ trụ sở, công ty phải tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày thay đổi.

Trong trường hợp không thực hiện đăng ký thay đổi trong thời hạn quy định, công ty sẽ phải đối mặt với các hình thức xử phạt theo Điều 44 của Nghị định 122/2021/NĐ-CP, cụ thể:

• Nếu quá hạn từ 01 đến 10 ngày: sẽ bị cảnh cáo.
• Nếu quá hạn từ 11 đến 30 ngày: sẽ bị phạt từ 3 đến 5 triệu đồng.
• Nếu quá hạn từ 31 đến 90 ngày: sẽ bị phạt từ 5 đến 10 triệu đồng.
• Nếu quá hạn từ 91 ngày trở lên: sẽ bị phạt từ 10 đến 20 triệu đồng.
• Nếu không đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận: sẽ bị phạt từ 20 đến 30 triệu đồng.

Bên cạnh đó, công ty còn phải chịu hình phạt bổ sung là thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở theo đúng quy định của pháp luật doanh nghiệp.

Quy trình thay đổi địa chỉ công ty

Thay đổi địa chỉ công ty là một bước quan trọng và cần thiết trong quá trình hoạt động và phát triển của doanh nghiệp. 

Để thực hiện việc này một cách hiệu quả và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật, quy trình sau đây sẽ hướng dẫn bạn từng bước cần thiết để cập nhật địa chỉ mới.

Theo quy định tại Điều 47 của Nghị định 01/2021/NĐ-CP, quy trình để thay đổi trụ sở chính của công ty diễn ra như sau:

Bước 1: Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế

Trước khi di dời trụ sở đến một quận, huyện hoặc tỉnh mới, theo Khoản 2 Điều 10 của Thông tư 105/2020/TT-BTC, công ty cần phải nộp Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế để tiến hành chốt thuế với cơ quan thuế quản lý hiện tại.

Lưu ý: Bước này chỉ cần thiết khi trụ sở mới của công ty chuyển đến thuộc quyền quản lý của một cơ quan thuế khác. Nếu trụ sở mới vẫn nằm trong khu vực quản lý của cơ quan thuế hiện tại, công ty không cần thực hiện bước này.

Bước 2: Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở với Phòng Đăng ký Kinh doanh

Theo Khoản 2 Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, công ty cần chuẩn bị một bộ hồ sơ bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp liên quan đến việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính.

• Quyết định thay đổi địa chỉ và bản sao Biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông.

• Trong trường hợp người làm thủ tục là người được ủy quyền: Văn bản ủy quyền và bản sao hợp lệ của Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu còn hiệu lực.

Cơ quan giải quyết:

Phòng Đăng ký Kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tại tỉnh/thành phố nơi công ty dự kiến đặt trụ sở mới.

Thời gian giải quyết thường là 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Nhận kết quả và nộp phí, lệ phí:

Công ty có thể nhận kết quả trực tiếp tại Phòng Đăng ký Kinh doanh hoặc qua dịch vụ bưu chính. Đối với các công ty ở Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, việc nhận kết quả thông qua hình thức chuyển phát được khuyến khích để tiết kiệm thời gian và chi phí.
Phí, lệ phí liên quan đến thủ tục này phải được nộp theo quy định của Thông tư 47/2019/TT-BTC.

Bước 3: Thay đổi địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư

Bước này chỉ áp dụng cho doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

Doanh nghiệp chuẩn bị các điều kiện và hồ sơ để nộp tại: Sở Kế hoạch và Đầu tư, hoặc Ban Quản lý khu công nghiệp, khu công nghệ cao, khu chế xuất, khu kinh tế để tiến hành Điều chỉnh giấy chứng nhận đầu tư.

Mẫu văn bản thông báo thay đổi địa chỉ công ty

Không thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (08-MST)

Trường hợp này xảy ra khi công ty thay đổi địa chỉ trong cùng một khu vực địa lý mà cơ quan thuế quản lý không thay đổi. Việc thay đổi địa chỉ này không ảnh hưởng đến việc nộp thuế hay liên hệ với cơ quan thuế.

Lưu ý rằng, dù địa chỉ thay đổi nhưng các thông tin liên quan đến thuế vẫn giữ nguyên, do đó không cần thực hiện các thủ tục nộp thuế mới với cơ quan thuế.

Tham khảo mẫu đơn 08-MST bên dưới

Tải mẫu tài liệu

Có thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (09-MST)

Trường hợp này xảy ra khi công ty chuyển địa chỉ sang một khu vực địa lý khác, dẫn đến việc chuyển giao quản lý thuế từ cơ quan thuế này sang cơ quan thuế khác. Điều này yêu cầu công ty phải đăng ký và tuân thủ theo quy định của cơ quan thuế mới.

Cần lưu ý làm thủ tục cập nhật thông tin với cơ quan thuế mới và có thể phải thực hiện các thủ tục đăng ký thuế ban đầu tại cơ quan thuế mới.

Tham khảo mẫu đơn 09-MST bên dưới

Tải mẫu tài liệu

Cách điền mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty

Không thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (08-MST)

Khi tiến hành thông báo thay đổi địa chỉ công ty trong hồ sơ đăng ký thuế, việc sử dụng mẫu tờ khai được cấu trúc tỉ mỉ theo ba cột rõ ràng sẽ hỗ trợ trong việc cập nhật dữ liệu một cách chính xác và minh bạch, nhằm đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin. 

Chi tiết cụ thể của từng cột trong mẫu tờ khai như sau: 

• Cột (1) được dùng để ghi chép tên của các chỉ tiêu đã có sự thay đổi trên tờ khai đăng ký thuế hoặc các bảng kê đi kèm; 
• Cột (2) thể hiện nội dung thông tin đăng ký thuế đã được kê khai trong lần đăng ký thuế gần nhất, giúp so sánh và xác định những thay đổi cần thiết; 
• Cột (3) dùng để ghi lại một cách chính xác nội dung thông tin đăng ký thuế mới cần được thay đổi hoặc bổ sung. 

Việc bố trí khoa học này không chỉ giúp người dùng dễ dàng theo dõi, cập nhật các thông tin một cách hiệu quả. 

Cùng với đó là đảm bảo rằng mọi thay đổi trong hồ sơ đăng ký thuế được quản lý một cách chặt chẽ, từ đó giảm thiểu những sai sót và vấn đề có thể xảy ra trong quá trình quản lý thuế.

Có thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (09-MST)

Khi thực hiện thông báo thay đổi địa chỉ công ty và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, mẫu đơn yêu cầu bạn phải cung cấp thông tin chi tiết hơn so với mẫu đơn không thay đổi mã số thuế (08-MST).

Vì vậy, khi điền mẫu đơn, bạn cần chú ý các thông tin sau để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ:

• (1): Tên của cơ quan thuế quản lý cấp cao hơn.
• (2): Tên của cơ quan thuế quản lý cấp thấp hơn.
• (3): Tên Cục Thuế (CT) hoặc Chi cục Thuế (CCT) quản lý.
• (4): Cơ quan thuế đã phát hành Thông báo.
• (5): Đơn vị có thể liên hệ trong cơ quan thuế.
• (6): Địa chỉ cụ thể của cơ quan thuế phát hành Thông báo.
• (7): Người đứng đầu hoặc người được ủy quyền của cơ quan thuế theo quy định.

Như vậy, khi thay đổi địa chỉ công ty và đồng thời cũng thay đổi cơ quan quản lý thuế trực tiếp, việc chuẩn bị và điền đầy đủ thông tin vào mẫu đơn là hết sức quan trọng. 

Điều này không chỉ đảm bảo sự chính xác của thông tin mà còn giúp quá trình xử lý hồ sơ diễn ra nhanh chóng và trơn tru. 

Do đó, bạn cần lưu ý kỹ các nội dung đã liệt kê để tránh sai sót có thể phát sinh trong quá trình đăng ký thay đổi.

Những lưu ý khi làm mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty

Khi lập mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty, bạn cần lưu ý những điểm sau để đảm bảo thông tin được cung cấp chính xác và tuân thủ đúng pháp luật. 

Việc này không chỉ giúp công ty tuân thủ đúng các quy định mà còn tránh những rủi ro về mặt pháp lý và thuế trong tương lai.

• Đảm bảo rằng tất cả thông tin được ghi trong mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty phải chính xác và đầy đủ, bao gồm tên công ty, mã số doanh nghiệp, mã số thuế và đặc biệt là địa chỉ cũ cùng với địa chỉ mới.
• Sử dụng mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty theo quy định của cơ quan thuế hoặc Sở Kế hoạch và Đầu tư, tùy thuộc vào yêu cầu của từng cơ quan. Không tự ý thay đổi mẫu đơn mà không được phép.
• thông báo thay đổi địa chỉ công ty cần được nộp trong thời hạn quy định sau khi địa chỉ mới được chính thức sử dụng. Việc này giúp tránh các rắc rối về mặt pháp lý và thuế.
• Ngoài cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế, thông báo thay đổi địa chỉ công ty cũng cần được gửi đến các cơ quan có liên quan khác như ngân hàng, cơ quan bảo hiểm xã hội, và các đối tác kinh doanh lớn.
• Mỗi địa phương có thể có những yêu cầu cụ thể về việc thông báo thay đổi địa chỉ công ty. Hãy chắc chắn rằng bạn đã hiểu và tuân thủ đúng các quy định tại địa phương mới để tránh vi phạm.
• Luôn giữ một bản sao của mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty và các tài liệu liên quan đã nộp. Điều này sẽ hữu ích trong trường hợp cần xác minh hoặc giải quyết các vấn đề với cơ quan thuế và các cơ quan chính phủ khác.

Bằng cách tuân thủ những lưu ý này, bạn sẽ giúp công ty mình duy trì tính pháp lý trong hoạt động kinh doanh và đảm bảo quá trình giao dịch không bị gián đoạn.

Những câu hỏi thường gặp khi viết mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp khi công ty cần thông báo thay đổi địa chỉ công ty đến cơ quan Thuế, kèm theo câu trả lời chi tiết để giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn cho quá trình này:

Tôi cần thông báo thay đổi địa chỉ công ty cho cơ quan Thuế trong bao lâu sau khi chuyển đến địa chỉ mới?

• Theo quy định hiện hành, mọi doanh nghiệp cần phải thông báo thông báo thay đổi địa chỉ công ty cho cơ quan Thuế trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi bắt đầu sử dụng địa chỉ mới. 
• Việc thông báo này giúp cập nhật các thông tin đăng ký thuế cho phù hợp với tình hình thực tế của công ty, đồng thời đảm bảo sự tuân thủ các quy định về thuế.

Thủ tục thông báo thay đổi địa chỉ công ty gồm những giấy tờ gì?

• Thủ tục thông báo thay đổi địa chỉ công ty bao gồm việc nộp mẫu thông báo thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan thuế, bản sao hợp đồng thuê mặt bằng mới (nếu công ty chuyển đến một địa điểm thuê mới) và bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đã cập nhật. 
• Đảm bảo rằng tất cả các giấy tờ này phải chính xác và phản ánh đúng thông tin mới của công ty.

Tôi có cần thông báo thay đổi địa chỉ công ty cho cơ quan thuế cũ không?

• Có, bạn cần thông báo cho cơ quan thuế cũ về việc chuyển địa điểm kinh doanh để họ cập nhật và đóng hồ sơ quản lý thuế của bạn tại đơn vị đó. 
• Đồng thời, bạn cũng cần thông báo cho cơ quan thuế mới tại địa phương mà công ty chuyển đến để họ tiếp nhận và tiếp tục quản lý các nghĩa vụ thuế của công ty.

Làm thế nào để biết cơ quan thuế quản lý mới sau khi thay đổi địa chỉ?

• Bạn có thể tra cứu thông tin cơ quan thuế quản lý mới thông qua trang web chính thức của Tổng cục Thuế hoặc liên hệ trực tiếp với Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc Phòng Đăng ký Kinh doanh tại địa phương mới.
• Họ sẽ cung cấp thông tin cụ thể về cơ quan thuế có thẩm quyền quản lý tại địa chỉ kinh doanh mới của bạn.

Như vậy, việc nắm rõ các thủ tục và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cần thiết khi thông báo thay đổi địa chỉ công ty cho cơ quan Thuế là hết sức quan trọng để đảm bảo quá trình này diễn ra thuận lợi và phù hợp với các quy định pháp lý.

Phần kết

Việc chuẩn bị và gửi mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty cho cơ quan Thuế là bước không thể thiếu để đảm bảo tính pháp lý và hợp lệ. TIN Holdings mong rằng bài viết đã cung cấp đầy đủ các thông tin bổ ích mà bạn cần!