Doanh nghiệp đầu tư nước ngoài khi “du nhập” vào thị trường Việt Nam thường mang theo một lượng vốn lớn, cùng đội ngũ nhân sự chất lượng cao phục vụ phát triển nền kinh tế nước ta lên một vị trí mới, phát triển lớn mạnh hơn. Chính vì thế việc thành lập văn phòng đại diện và phát triển kế hoạch kinh doanh đầu tư của người nước ngoài tại Việt Nam ngày càng gia tăng. Vậy để làm được điều đó, nhà đầu tư cần phải chuẩn bị và thực hiện như thế nào để đúng với quy định.
Căn cứ pháp lý
Điều 7, Điều 8, Điều 9 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
Quy định về Quyền thủ tục mở văn phòng đại diện, chi nhánh cho người nước ngoài tại Việt Nam
Tại các điều ước quốc tế Việt Nam tham gia, có quy định rất rõ về việc nhà đầu tư nước ngoài thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh của mình tại Việt Nam. Theo các điều ước này, trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, nhà đầu tư nước ngoài không được thành lập hơn một văn phòng đại diện, chi nhánh có cùng tên.
Chỉ được thành lập 1 văn phòng đại diện trong một tỉnh
Sở công thương có thẩm quyền cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện
Sở công thương các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có thẩm quyền cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện cho nhà đầu tư nước ngoài.
Ngoài ra, Sở công thương cũng là cơ quan quản lý các hoạt hoạt động sau:
- Cấp lại giấy phép
- Điều chỉnh thông tin trên giấy phép
- Gia hạn giấy phép
- Thu hồi và chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện, trong trường hợp việc thành lập văn phòng đại diện trái pháp luật. Vì thế, doanh nghiệp nước ngoài cần tìm hiểu kỹ các nghành nghề cấm đầu tư tại Việt Nam cũng như các quy định khác để không bị chấm dứt hoạt động kinh doanh.
Điều kiện để công ty nước ngoài thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh
Một doanh nghiệp nước ngoài đủ các điều kiện sau mới được thành lập văn phòng đại diện và chi nhánh:
- Tại các tổ chức kinh tế hoặc điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, các công ty nước ngoài đã thành lập, đăng ký kinh doanh.
- Kể từ ngày thành lập hoặc đăng ký kinh doanh tại nước sở tại, công ty nước ngoài đã hoạt động ít nhất 1 năm.
- Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động, thì thời hạn giấy phép đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam.
- Văn phòng đại diện thực hiện đúng chức năng đã ghi trên giấy phép: văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh,
Việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam
- Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam theo quy định.
- Bản sao hồ sơ pháp lý công ty:
- Giấy đăng ký kinh doanh
- Hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập xác nhận.
- Thông báo bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện của công ty nước ngoài.
- Bản sao hồ sơ tài chính:
- Báo cáo tài chính đã được kiểm toán
- Hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế, nghĩa vụ tài chính trong năm gần nhất.
- Giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất.
- Bản sao hồ sơ các nhân của người đứng đầu văn phòng văn đại diện
- Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam)
- Bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài)
- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện
- Hợp đồng thuê văn phòng và Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản).
- Địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.
Nhà đầu tư cần lưu ý chuẩn bị hồ sơ để đạt kết quả tốt nhất
Ngoài ra, trường hợp người đứng đầu văn phòng đại diện phải dịch thuật, công chứng theo quy định pháp luật các giấy tờ:
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài, phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam
- Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện.
- Hồ sơ tài chính
- Bản sao hồ sơ các nhân của người đứng đầu văn phòng văn đại diện
Nhà đầu tư nước ngoài luôn xem Việt Nam là một thị trường đầy tiềm năng, văn phòng đại diện chỉ là bước thăm dò thị trường để thành lập công ty vốn nước ngoài và phát triển toàn bộ kế hoạch đầu tư sau này. Vì thế, để mọi hoạt động trở nên thuận lợi, nhà đầu tư cần tìm hiểu rõ những quy định về việc thành lập văn phòng đại diện cho nhà đầu tư nước ngoài. Điều đó sẽ giúp cho quá trình chuẩn bị thâm nhập vào thị trường Việt Nam diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng hơn.
