Việc làm hồ sơ, thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ công ty là một trong những quy trình quan trọng nên cần được thực hiện một cách cẩn thận và kỹ lưỡng. Hãy cùng TIN Holdings tìm hiểu kỹ về quy trình trên qua bài viết dưới đây nhé!
Thay đổi địa chỉ công ty là gì?
Thay đổi địa chỉ công ty là quá trình doanh nghiệp thực hiện việc di chuyển trụ sở chính hoặc chi nhánh từ địa điểm cũ sang địa điểm mới và cập nhật thông tin này với các cơ quan quản lý nhà nước, bao gồm Sở Kế hoạch và Đầu tư, cơ quan Thuế và các cơ quan liên quan khác, để đảm bảo các thông tin về địa điểm hoạt động của công ty luôn chính xác và hợp pháp.
Việc thay đổi địa chỉ công ty đòi hỏi nhiều hồ sơ và thủ tục phức tạp để tuân thủ đúng các quy định của pháp luật. Các hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm thông báo thay đổi địa chỉ công ty, quyết định của công ty về việc thay đổi, biên bản họp của hội đồng quản trị (nếu có), và giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm mới.
Doanh nghiệp cũng cần thông báo kịp thời cho các đối tác, khách hàng, ngân hàng và các bên liên quan khác về việc thay đổi địa chỉ công ty để tránh gián đoạn trong hoạt động kinh doanh. Vì vậy, việc tìm hiểu kỹ và chuẩn bị đầy đủ các thủ tục là vô cùng quan trọng để đảm bảo quá trình thay đổi địa chỉ công ty diễn ra suôn sẻ.
Địa chỉ công ty là gì?
Địa chỉ công ty là địa điểm được công ty sử dụng để đăng ký kinh doanh và là nơi diễn ra các hoạt động quản lý chính của công ty. Theo pháp luật Việt Nam, địa chỉ này phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam và phải được đăng ký một cách chính xác.
Khi cân nhắc thay đổi địa chỉ công ty thì doanh nghiệp cần hiểu rõ các yếu tố đúng đắn để cấu thành nên địa chỉ công ty nhằm tuân thủ được các điều kiện pháp lý mà nhà nước đặt ra.
Địa chỉ công ty là gì?
Trụ sở chính cần có đầy đủ các thông tin liên lạc bao gồm số điện thoại, số fax, và địa chỉ email (nếu có). Địa chỉ này phải được xác định theo địa giới hành chính, và phải tuân thủ các quy định về đăng ký kinh doanh được quy định trong Luật Doanh nghiệp.
Điều kiện về địa chỉ công ty
Địa chỉ công ty, hay còn gọi là trụ sở chính của công ty, phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam theo quy định tại Điều 42 của Luật Doanh nghiệp năm 2020.
Điều kiện của địa chỉ công ty
Đây là địa chỉ liên lạc chính thức của doanh nghiệp, được xác định theo phân cấp hành chính và phải có đầy đủ số điện thoại, số fax và địa chỉ thư điện tử (nếu có).
- Trụ sở chính của công ty không được phép đặt tại các địa điểm như chung cư, đất dự án chưa được phê duyệt, hoặc đất nông nghiệp, cùng một số trường hợp khác theo quy định;
- Tại địa chỉ đã đăng ký, công ty cần treo biển hiển thị rõ tên công ty, mã số doanh nghiệp và địa chỉ chính xác;
- Theo Điều 6 của Luật Nhà ở năm 2014, địa chỉ công ty không được phép đặt tại nhà tập thể hay chung cư;
- Với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, như các dịch vụ trong lĩnh vực y tế cần phải đảm bảo các yếu tố khác như quy mô, diện tích, khoảng cách, theo các tiêu chuẩn do pháp luật chuyên ngành quy định.
Vì vậy, việc lựa chọn và đăng ký địa chỉ công ty cần tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện pháp lý để đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Những quy định về trụ sở chính của công ty
Như đã nêu, trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc chính trên lãnh thổ Việt Nam.
Những điều quy định về trụ sở chính của công ty
Với địa chỉ cụ thể bao gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
Trụ sở chính của doanh nghiệp không chỉ là nơi liên lạc và giao dịch chính thức mà còn phải:
- Nằm trên lãnh thổ Việt Nam;
- Có địa chỉ rõ ràng bao gồm số nhà và tên đường hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;
- Trong trường hợp địa chỉ chưa có số nhà hoặc tên đường, cần có xác nhận từ địa phương khi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh;
- Thông báo thời gian mở cửa tại trụ sở chính cho cơ quan đăng ký kinh doanh trong vòng 15 ngày kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Việc lựa chọn trụ sở chính không chỉ thuận tiện cho hoạt động kinh doanh mà còn quan trọng để đảm bảo sự ổn định lâu dài của công ty. Bất kỳ sự thay đổi nào về địa chỉ trụ sở chính cũng đồng nghĩa với việc phải thực hiện thay đổi các nội dung đăng ký kinh doanh tại cơ quan có thẩm quyền.
Đặc biệt, nếu thay đổi trụ sở qua các quận khác hoặc chuyển tỉnh, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại cục thuế mới trước khi thay đổi địa chỉ trụ sở.
Quy trình thay đổi địa chỉ công ty
Các hồ sơ cần thiết khi thay đổi địa chỉ công ty
Khi thực hiện thay đổi địa chỉ công ty tại Việt Nam, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số hồ sơ quan trọng để nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh.
Dưới đây là danh sách các hồ sơ cần thiết mà doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Thông báo thay đổi địa chỉ công ty: Đây là mẫu thông báo mà doanh nghiệp cần điền thông tin địa chỉ mới của trụ sở chính.
- Quyết định bằng văn bản về việc thay đổi địa chỉ công ty của chủ sở hữu công ty (do chủ sở hữu ký). Quyết định phải ghi rõ những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty;
- Biên bản cuộc họp Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông: Biên bản này ghi nhận việc thảo luận và phê duyệt thay đổi địa chỉ trụ sở chính;
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Đây là bản sao giấy tờ đã đăng ký kinh doanh với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Bản sao hợp lệ các giấy tờ liên quan đến địa điểm mới: Bao gồm các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng địa điểm đặt trụ sở mới như hợp đồng thuê nhà, giấy tờ sở hữu, hoặc các giấy tờ pháp lý khác liên quan đến địa điểm mới;
- Giấy tờ tùy thân của người đại diện pháp luật: Cần có bản sao chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực của người đại diện theo pháp luật của công ty;
- Lệ phí thay đổi đăng ký doanh nghiệp: Theo quy định của cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần nộp lệ phí thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp.
Các hồ sơ này cần được chuẩn bị đầy đủ và chính xác để đảm bảo quá trình thay đổi địa chỉ công ty diễn ra suôn sẻ và hợp pháp. Doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với cơ quan đăng ký kinh doanh để biết thêm chi tiết về các yêu cầu cụ thể và trình tự thực hiện.
Trình tự thực hiện thi thay đổi địa chỉ công ty
Bước 1: Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ theo đúng quy định hiện hành.
- Khi chuẩn bị hồ sơ cần tìm hiểu rõ quy định của từng loại hình doanh nghiệp để chuẩn bị hồ sơ đầy đủ;
- Thông tin điền vào mẫu đơn hoặc hồ sơ phải được kiểm tra chuẩn xác và kỹ lưỡng tránh bị hoàn trả vì sai thông tin cá nhân.
Bước 2: Doanh nghiệp đến nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
- Hồ sơ có thể nộp vào các ngày từ thứ Hai đến thứ Sáu, buổi sáng từ 7 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút và buổi chiều từ 13 giờ đến 17 giờ;
- Vào thứ Bảy, giờ nộp hồ sơ là từ 7 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút;
- Sau khi lấy số thứ tự, doanh nghiệp sẽ chờ đợi được gọi theo số thứ tự đó.
Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và xử lý các thủ tục liên quan.
Bước 4: Dựa trên ngày hẹn ghi trên giấy Biên nhận, doanh nghiệp quay lại Phòng Đăng ký kinh doanh để nhận kết quả, hoặc có thể đăng ký dịch vụ nhận kết quả qua địa chỉ của doanh nghiệp bằng hình thức Bưu điện.
Vì thế, khi chọn địa chỉ cho công ty, doanh nghiệp phải đảm bảo địa chỉ chọn là cụ thể, chính xác và ổn định lâu dài để phục vụ hiệu quả cho hoạt động kinh doanh và đáp ứng yêu cầu quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Những điều cần làm sau khi thay đổi địa chỉ công ty
Sau khi hoàn thành việc đăng ký thay đổi địa chỉ công ty, có một số công việc quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện để đảm bảo rằng mọi hoạt động kinh doanh tiếp tục diễn ra một cách trơn tru và phù hợp với quy định pháp luật.
Điều cần làm sau khi thay đổi địa chỉ công ty
Dưới đây là danh sách các bước cần thực hiện sau khi thay đổi địa chỉ công ty:
- Cập nhật địa chỉ mới trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
- Thông báo cho cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm xã hội, cơ quan thống kê, và các cơ quan khác mà doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thông báo khi có thay đổi địa chỉ công ty;
- Cập nhật thông tin địa chỉ mới lên các tài liệu pháp lý, hợp đồng và giấy tờ;
- Cập nhật địa chỉ trên các phương tiện truyền thông như website của công ty, trang mạng xã hội, danh thiếp, tờ rơi, bảng hiệu và các phương tiện tiếp thị khác để khách hàng và đối tác có thể liên lạc và tương tác với công ty tại địa chỉ mới;
- Đảm bảo rằng địa điểm mới tuân thủ tất cả các quy định về an toàn phòng cháy chữa cháy, môi trường, y tế công cộng và các điều kiện kinh doanh cụ thể cho từng ngành nghề có điều kiện;
- Gửi thông báo chính thức về việc thay đổi địa chỉ trụ sở mới đến tất cả khách hàng, đối tác và các bên liên quan để họ cập nhật thông tin và tiếp tục duy trì mối quan hệ kinh doanh;
- Tổ chức lại nội bộ tại địa điểm mới bao gồm việc sắp xếp lại văn phòng, cài đặt hệ thống máy móc thiết bị và đảm bảo mọi thứ hoạt động hiệu quả tại địa điểm mới.
Việc thay đổi địa chỉ công ty có thể ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh của hoạt động kinh doanh, do đó, cần thực hiện một cách cẩn thận và tuân thủ đúng các bước để đảm bảo sự chuyển tiếp suôn sẻ.
Những câu hỏi thường gặp khi thực hiện quy trình thay đổi địa chỉ công ty
Khi thực hiện thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều thủ tục, quy trình và giấy tờ phức tạp do đó sẽ phát sinh nhiều câu hỏi khó hiểu và cần được giải đáp như bên dưới.
Hồ sơ thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty
Việc giải đáp các câu hỏi được TIN Holdings tìm hiểu dựa trên những quy định pháp luật hiện hành liên quan đến hồ sơ và thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ công ty.
Thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ công ty mất bao lâu?
Quá trình đăng ký thay đổi địa chỉ công ty thường mất từ 3 đến 5 ngày làm việc, kể từ khi nộp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
Thời gian này có thể thay đổi tùy vào từng địa phương và tình trạng xử lý hồ sơ của cơ quan chức năng.
Sau khi thay đổi địa chỉ công ty, những thông tin nào khác cần được cập nhật?
Sau khi thay đổi địa chỉ công ty cần cập nhật thông tin mới trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho cơ quan thuế để cập nhật hồ sơ thuế.
Đồng thời, thông tin mới cũng cần được cập nhật trên các hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế, hóa đơn VAT, và các tài liệu pháp lý liên quan khác để đảm bảo sự thống nhất và minh bạch trong mọi giao dịch và hoạt động kinh doanh.
Có cần thông báo thay đổi địa chỉ công ty cho các cơ quan quản lý cấp giấy phép kinh doanh không?
Có, khi thay đổi địa chỉ công ty cần thông báo sự thay đổi này đến các cơ quan cấp giấy phép kinh doanh và giấy phép đặc biệt (nếu có).
Điều này đảm bảo rằng tất cả các giấy tờ và giấy phép của bạn được cập nhật, tránh vi phạm pháp luật do thông tin lỗi thời.
Thay đổi địa chỉ công ty có yêu cầu cập nhật lại thông tin tại các tổ chức tài chính không?
Có, sau khi thay đổi địa chỉ công ty cần thông báo và cập nhật thông tin mới tại các ngân hàng và tổ chức tài chính nơi doanh nghiệp có giao dịch.
Việc này giúp đảm bảo các giao dịch tài chính của bạn không bị gián đoạn và thông tin liên lạc vẫn chính xác.
Làm thế nào để thông báo cho khách hàng?
Để thông báo cho khách hàng về việc thay đổi địa chỉ kinh doanh, bạn nên sử dụng nhiều kênh thông tin khác nhau như email, website công ty, và mạng xã hội.
Cần đảm bảo thông báo rõ ràng, chi tiết và gửi đi nhiều lần tại các thời điểm khác nhau để khách hàng không bỏ lỡ thông tin quan trọng này.
Ngoài ra, bạn cũng có thể cân nhắc gửi thư trực tiếp hoặc SMS nếu có thông tin liên lạc của khách hàng.
Vấn đề pháp lý có thể gặp phải?
Khi thay đổi địa chỉ công ty, bạn có thể gặp phải các vấn đề pháp lý như việc cập nhật thông tin với các cơ quan nhà nước, đảm bảo các giấy tờ liên quan đến thuế và giấy phép kinh doanh được cập nhật kịp thời.
Ngoài ra, việc không thông báo hoặc thông báo không đầy đủ cho các bên liên quan có thể dẫn đến tranh chấp hoặc phạt hành chính. Do đó, việc tư vấn pháp lý sẽ giúp bạn tránh được những rủi ro không đáng có.
Phần kết
Việc thực hiện hồ sơ, thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cần được tiến hành một cách thận trọng và chính xác để tránh mang lại những rủi ro pháp lý. TIN Holdings hy vọng bài viết đã giúp trả lời những thắc mắc của bạn xoay quanh vấn đề trên!
