Bạn đang bối rối không biết phải sao y công chứng ở đâu và cần chuẩn bị những giấy tờ gì? Không ít người mất thời gian đi lại chỉ vì thiếu thông tin về quy trình này. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ mọi bước cần làm để hoàn thành thủ tục nhanh chóng. Xem ngay để biết thêm thông tin cần thiết!
Sao y công chứng là gì?
Sao y công chứng thực chất là tên gọi của thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính. Thủ tục này là việc cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền theo quy định tại Điều 2 Nghị định 280/2025/NĐ-CP để xác nhận bản sao đúng với bản chính.
Khái niệm về sao y công chứng
Bản sao sau khi được chứng thực có giá trị pháp lý sử dụng thay thế cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Thủ tục này giúp mọi bước xử lý hồ sơ và thủ tục hành chính diễn ra thuận tiện hơn.
→ Tìm hiểu thêm:
- Dịch thuật là gì? Tầm quan trọng của dịch thuật hiện nay
- [XEM NGAY] Dịch thuật công chứng có cần bản gốc không?
- Công chứng dịch thuật là gì? Các bước dịch thuật công chứng
Sao y và công chứng khác nhau như thế nào?
Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giải đáp cho câu hỏi sao y và công chứng khác nhau như thế nào:
|
Tiêu chí |
Sao y |
Công chứng |
| Khái niệm | Là việc chứng thực bản sao có nội dung đầy đủ và chính xác so với bản gốc.
Ngoài ra, bản sao y cũng phải được trình bày theo thể thức và kỹ thuật theo quy định |
Là việc xác nhận tính hợp pháp và hợp lệ của một văn bản, hợp đồng hoặc giao dịch. |
| Cơ quan thực hiện | Tổ chức hành nghề công chứng, phòng công chứng, phòng Tư pháp. | Phòng công chứng hoặc tổ chức hành nghề công chứng theo Điều 44 Luật Công chứng 2014. |
| Mục đích | Xác nhận bản sao trùng khớp với bản gốc. | Xác nhận tính hợp pháp, hợp lệ của văn bản hoặc hợp đồng. |
| Giá trị pháp lý | Bản sao có giá trị pháp lý như bản gốc. | Văn bản công chứng có giá trị pháp lý và có thể sử dụng trong nhiều thủ tục pháp lý. |
| Loại văn bản | Dùng cho các tài liệu cần dịch thuật công chứng, giấy tờ bản sao. | Áp dụng cho hợp đồng, giao dịch, giấy tờ cần xác nhận tính hợp pháp. |
| Quy trình thực hiện | Quá trình đơn giản, chỉ cần đối chiếu bản sao với bản gốc. | Phức tạp hơn, bao gồm việc xác minh các điều khoản trong văn bản hoặc hợp đồng. |
| Lệ phí | Lệ phí sao y sẽ thấp hơn công chứng. | Lệ phí công chứng sao y bản chính thường cao hơn do yêu cầu xác minh pháp lý kỹ lưỡng. |
| Quy định pháp luật | Khoản 10 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP | Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014 |
Hiểu đúng bản chất của hai khái niệm sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính pháp lý cho từng loại giấy tờ sao y là gì trong giao dịch.
→ Tìm hiểu thêm về sao y bản chính là gì?
Cần chuẩn bị giấy tờ gì để sao y công chứng?
Theo Điều 63 của Luật Công chứng 2014, hồ sơ công chứng bao gồm các thành phần sau:
- Phiếu yêu cầu công chứng.
- Bản chính của văn bản công chứng.
- Bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp.
- Các giấy tờ liên quan, bao gồm giấy tờ xác minh và giám định.
Ngoài ra, hồ sơ công chứng cần được đánh số theo thứ tự thời gian và ghi trong sổ công chứng. Tuy nhiên, theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, có một số loại giấy tờ bản chính không được sử dụng để chứng thực, bao gồm:
- Giấy tờ bị tẩy xoá, sửa chữa, thay đổi nội dung hoặc đã bị hư hỏng, cũ nát, không còn xác định được nội dung.
- Giấy tờ có đóng dấu mật, hoặc không có dấu mật nhưng ghi rõ là không được sao chụp.
- Giấy tờ có nội dung vi phạm pháp luật, đạo đức xã hội, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Ngoài ra, các giấy tờ xuyên tạc lịch sử dân tộc hoặc xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức cũng không hợp lệ.
- Giấy tờ bản chính do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp mà chưa được hợp pháp hóa lãnh sự.
- Giấy tờ do cá nhân tự lập mà không có xác nhận hoặc đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Các loại hồ sơ cần sao y công chứng
Lưu ý: Một vài cơ quan thực hiện chứng thực không có điều kiện thuận lợi để photo công chứng. Vậy nên người yêu cầu có thể cần chuẩn bị sẵn bản photo của giấy tờ.
Nên sao y công chứng ở đâu?
Theo Điều 5 Nghị định 280/2025/NĐ-CP, các cơ quan có thẩm quyền sao y công chứng bao gồm:
- Chủ tịch UBND cấp xã.
- Cơ quan đại diện có thẩm quyền.
- Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng (gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng).
Các giấy tờ sao y công chứng cần thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền
Lựa chọn nơi sao y công chứng ở đâu phù hợp sẽ giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính hợp pháp của các tài liệu.
Thủ tục sao y công chứng chi tiết 2026
Quy trình sao y công chứng hiện nay đã được chuẩn hóa đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện theo trình tự 4 bước sau đây:
- Bước 1: Đầu tiên, bạn chuẩn bị hồ sơ cần sao y công chứng và nộp kèm theo bản photo cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ.
- Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp pháp của bản chính và đối chiếu nội dung với bản sao.
- Bước 3: Nếu hồ sơ của bạn hợp lệ, cán bộ sẽ ghi lời chứng, ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu của cơ quan, tổ chức vào bản sao.
- Bước 4: Cuối cùng, cơ quan chức năng sẽ trả kết quả ghi vào sổ chứng thực, thu lệ phí và trả lại bản chính cùng bản sao y công chứng cho bạn.
4 bước sao y công chứng đang được áp dụng hiện nay
Nắm vững quy trình này giúp bạn chủ động hơn khi làm việc với cơ quan chức năng, đảm bảo nhận được kết quả nhanh chóng.
Lệ phí công chứng sao y bản chính là bao nhiêu?
Theo Điều 4 Thông tư 226/2016/TT-BTC, lệ phí công chứng sao y bản chính được quy định như sau:
| Trường hợp | Lệ phí |
| 2 trang đầu tiên của tài liệu | 2.000 VND/trang |
| Từ trang thứ 3 trở đi | 1.000 VND/trang |
| Mức thu tối đa | không quá 200.000 VND/bản |
Lưu ý: Chi phí có thể thay đổi tùy theo từng thời điểm, bạn nên liên hệ với cơ quan có thẩm quyền hoặc TIN Holdings để được báo giá chính xác.
Các câu hỏi thường gặp về sao y công chứng
TIN Holdings tổng hợp các câu hỏi thường gặp về sao y công chứng để giúp bạn hiểu rõ hơn về thủ tục này.
Thời hạn sao y công chứng tối đa là bao nhiêu ngày làm việc?
Căn cứ theo Khoản 2 Điều 45 Luật Công chứng 2024, thời hạn sao y công chứng sẽ không quá 2 ngày làm việc. Tuy nhiên với những loại hợp đồng phức tạp, thời hạn có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.
→ Tìm hiểu thêm về dịch thuật công chứng mất bao lâu
Sao y công chứng có được thực hiện ngoài tổ chức hành nghề công chứng không?
Sao y công chứng có thể thực hiện ngoài trụ sở tổ chức hành nghề công chứng. Điều này áp dụng khi người yêu cầu sao y công chứng là người già yếu, không thể di chuyển. Hoặc khi người đó bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù.
Bản sao y công chứng có thời hạn bao lâu?
Thông thường, bản sao y công chứng có giá trị pháp lý vô thời hạn, trừ trường hợp bản chính của giấy tờ đó có quy định thời hạn sử dụng. Tuy nhiên, nhiều cơ quan hành chính yêu cầu bản sao được cấp trong vòng 6 tháng gần nhất để đảm bảo tính chính xác của thông tin.
Kết luận
Qua bài viết trên có thể thấy, sao y công chứng là bước quan trọng giúp xác nhận bản sao có nội dung trùng khớp với bản gốc. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ quy định về địa điểm, thủ tục thực hiện. Nếu bạn cần hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ TIN Holdings để được tư vấn tận tâm.
→ Bài viết liên quan:
- 6+ Lỗi dịch thuật thường gặp và cách khắc phục hiệu quả
- Biên dịch là gì? So sánh thông dịch và biên dịch
- Nghề dịch thuật là gì? Cơ hội và thách thức nghề dịch thuật ở Việt Nam
- Báo giá dịch thuật 1 trang A4 – Dịch thuật lấy ngay
- Bản dịch thuật công chứng có giá trị bao lâu? [Cập nhật 2026]
