Nhận biết một mẫu hóa đơn hợp lệ – hợp lý – hợp pháp là kỹ năng cơ bản của một kế toán chuyên nghiệp. Trong bài viết này, dịch vụ kế toán TinLaw sẽ giúp các bạn biết thêm về tiêu chuẩn cần có của một tờ hóa đơn.
Hóa đơn là gì?
Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật (theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC).
Thế nào là hóa đơn hợp lệ?
Hóa đơn hợp lệ là hóa đơn phải phù hợp với các thông lệ. Cụ thể, phải đảm bảo đầy đủ nội dung các chỉ tiêu và yêu cầu ghi hóa đơn như sau:
- Ghi rõ ngày tháng năm lập hóa đơn; họ tên người mua, bán; địa chỉ công ty mua, bán; mã số thuế; hình thức thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản); số tài khoản (nếu có).
- Ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tiền tệ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng số tiền thanh toán và số tiền bằng chữ.
- Phải có chữ ký người mua, người bán; chữ ký của Giám đốc. Trường hợp không có chữ ký của Giám đốc thì phải có giấy ủy quyền và đóng dấu treo vào bên trên góc trái của hóa đơn, người được ủy quyền ký vào đây.
- Hoá đơn được lập theo đúng các Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 1/6/2014.
Ngoài việc phải đáp ứng tính hợp lệ như trên, trong một số trường hợp, hóa đơn hợp lệ còn phải đáp ứng các yêu cầu khác như:
- Không vượt định mức (tiêu hao nguyên vật liệu, …)
- Không vượt mức khống chế (chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới; chi phí tiếp tân, khánh tiết, hội nghị; chi phí hỗ trợ tiếp thị, chiết khấu thanh toán; chi báo biếu, báo tặng…)
Thế nào là hóa đơn hợp lý?
Hóa đơn hợp lý là hóa đơn có nội dung: hàng hóa, dịch vụ, số tiền, tên, địa chỉ, mã số thuế… được thể hiện phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong phạm vi được cấp phép trên giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp, có thể giải trình, diễn giải được. Doanh nghiệp kinh doanh hoạt động mảng lĩnh vực nào thì hóa đơn chứng từ cũng phải phù hợp và phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đó.
Thế nào là hóa đơn hợp pháp?
Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn do tổng cục thuế phát hành và được cơ quan thuế cung cấp cho những cơ sở kinh doanh. Với những hóa đơn do các cơ sở kinh doanh tự in theo mẫu thì mẫu đó phải được cơ quan thuế chấp nhận trước khi đưa vào sử dụng.
Các hóa đơn hợp pháp phải được doanh nghiệp làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn. Trường hợp doanh nghiệp chưa thông báo phát hành hóa đơn mà đã sử dụng hóa đơn thì hóa đơn đó sẽ bị coi là hóa đơn bất hợp pháp.
Trên đây là các tiêu chí của một mẫu hóa đơn hợp lệ – hợp lý – hợp pháp mà các bạn cần lưu ý. Đây là loại giấy tờ cơ bản và quan trọng nhất trong lĩnh vực kế toán – thuế. Vì thế những ai đang làm nghề kế toán, chủ doanh nghiệp hãy nắm rõ các tiêu chí trên để tránh sai sót gây tổn thất cho doanh nghiệp nhé!
