Với thời đại công nghệ số hiện nay, việc đơn giản hóa thủ tục giấy tờ rườm rà là vô cùng cần thiết. Trong lĩnh vực kế toán – thuế cũng không ngoại lệ, ngày càng nhiều doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử để thay cho loại hóa đơn truyền thống.
Trong bài viết này hãy cùng dịch vụ kế toán TinLaw tìm hiểu những quy định của pháp luật về điều kiện để doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử nhé!
Lợi ích của việc sử dụng hoá đơn điện tử
Việc sử dụng hoá đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng: giảm chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ; thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh, rút ngắn thời gian thanh toán do việc lập, gửi/ nhận hoá đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử; góp phần hiện đại hóa công tác quản trị doanh nghiệp.
Ngoài ra, trong tình hình dịch bệnh Covid-19 hiện nay, nhiều doanh nghiệp triển khai phương án cho nhân viên làm việc tại nhà. Khi này, giải pháp hóa đơn điện tử được đánh giá là lựa chọn tối ưu, thông minh giúp kế toán và doanh nghiệp an tâm khi làm việc trong mùa đại dịch.
Điều kiện để khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử
Điều kiện khởi tạo hóa đơn điện tử được quy định tại khoản 2 điều 4 thông tư 32/2011/TT-BTC, người bán hàng hóa, dịch vụ tham khảo thông tin dưới đây:
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Trên đây là những điều kiện để được sử dụng hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần lưu ý. Nếu công ty của bạn đang có kế hoạch sử dụng loại hình hóa đơn này nên tìm hiểu kỹ lưỡng thông tin trước nhé!
