Bạn đang bối rối không biết sao y là gì và tại sao lại cần đến nó khi làm hồ sơ, giấy tờ? Đây thực chất là việc chứng thực một bản sao có nội dung chính xác so với bản gốc. Vậy thủ tục, chi phí và những điểm khác biệt quan trọng với công chứng ra sao? Tìm hiểu ngay cùng TIN Holdings để nắm rõ mọi quy định!
Định nghĩa sao y, bản sao y và sao y bản chính là gì?
Để hiểu đúng bản chất sao y là gì và tránh các nhầm lẫn phổ biến, chúng ta cần làm rõ từng khái niệm ngay dưới đây.
Sao y là gì?
Nhiều người thắc mắc sao y là gì, nhưng thực chất đây là cách gọi thông thường của một thủ tục pháp lý. Về mặt pháp lý, sao y chính là thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính, được định nghĩa tại Khoản 2, Điều 2 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP do Chính phủ ban hành.
Cụ thể, nghị định này nêu rõ: “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.”
Sao y là hình thức chứng thực bản sao từ bản chính
Nói một cách dễ hiểu, đây là hành động mà một cơ quan có thẩm quyền (như UBND Phường/Xã hoặc Văn phòng công chứng) sẽ đối chiếu một bản photocopy với bản gốc của giấy tờ.
Nếu nội dung hoàn toàn trùng khớp, họ sẽ đóng dấu và ký tên để xác nhận rằng bản photocopy đó có nội dung chính xác y như bản gốc và hành động xác nhận này chính là sao y.
→ Xem thêm:
- Biên dịch là gì? Sự khác biệt giữa biên dịch và phiên dịch
- Dịch thuật là gì? Tầm quan trọng của dịch thuật hiện nay
Thế nào là bản sao y bản chính?
Nếu sao y là hành động, thì bản sao y bản chính chính là thành phẩm mà bạn nhận được sau khi hoàn tất hành động đó. Đây là tên gọi thông dụng của bản sao đã được chứng thực từ bản chính.
Về mặt hình thức, đây là một bản photocopy của giấy tờ gốc, nhưng đã được bổ sung thêm lời chứng thực của cơ quan có thẩm quyền. Kèm theo chữ ký của người thực hiện chứng thực và con dấu hợp pháp của cơ quan đó.
Thế nào là bản sao y bản chính?
Chính nhờ những yếu tố này mà bản sao y bản chính có giá trị sử dụng thay thế cho bản gốc trong nhiều thủ tục. Giúp bạn không cần phải mang theo giấy tờ gốc quan trọng đi nhiều nơi.
Bản sao và bản sao y khác nhau như thế nào?
Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp bạn phân biệt rõ ràng hai loại văn bản này:
| Tiêu chí | Bản sao (Photocopy) | Bản sao y bản chính |
| Định nghĩa | Bản chụp lại nội dung từ bản chính bằng máy móc, không có sự xác nhận của cơ quan thẩm quyền. | Bản sao đã được cơ quan có thẩm quyền đối chiếu, xác nhận nội dung chính xác so với bản chính. |
| Giá trị pháp lý | Không có giá trị pháp lý, chỉ mang tính chất tham khảo, lưu trữ thông tin. | Có giá trị pháp lý để thay thế bản chính trong các giao dịch, thủ tục (trừ trường hợp pháp luật quy định khác). |
| Dấu hiệu nhận biết | Chỉ có nội dung được photocopy, không có bất kỳ dấu hiệu pháp lý nào. | Có lời chứng thực “chứng thực bản sao đúng với bản chính”, chữ ký, họ tên người thực hiện và con dấu hợp lệ của cơ quan, tổ chức chứng thực. |
Như vậy, có thể thấy điểm khác biệt cốt lõi nằm ở tính pháp lý do cơ quan có thẩm quyền xác nhận. Đây cũng là yếu tố quyết định khi bạn cần nộp hồ sơ, giấy tờ cho các cơ quan hành chính hoặc đối tác.
→ Đọc ngay: Thủ tục sao y bản chính. Thời hạn và giá trị pháp lý của sao y bản chính
Phân biệt sao y, chứng thực và công chứng
Trong thực tế, rất nhiều người thường nhầm lẫn hoặc sử dụng thay thế cho nhau các thuật ngữ sao y, chứng thực và công chứng. Tuy nhiên, đây là ba thủ tục pháp lý hoàn toàn riêng biệt về bản chất, đối tượng và cơ quan thực hiện:
| Tiêu chí | Sao y (Chứng thực bản sao) | Chứng thực (Chữ ký) | Công chứng |
| Bản chất | Xác nhận nội dung của bản sao đúng với bản gốc. | Xác nhận chữ ký trên giấy tờ là của đúng người đã ký. | Xác nhận tính hợp pháp, xác thực của một hợp đồng, giao dịch. |
| Đối tượng | Giấy tờ, văn bản, tài liệu đã có sẵn (bằng cấp, CCCD, giấy khai sinh…). | Chữ ký của một cá nhân trong các giấy tờ, văn bản. | Các hợp đồng, giao dịch (hợp đồng mua bán nhà, di chúc, hợp đồng ủy quyền…). |
| Cơ quan thực hiện | UBND, Phòng Tư pháp, Tổ chức hành nghề công chứng. | UBND, Phòng Tư pháp, Tổ chức hành nghề công chứng. | Chỉ có Tổ chức hành nghề công chứng (Phòng công chứng, Văn phòng công chứng). |
Như vậy, có thể thấy rõ sao y chỉ tập trung vào việc xác thực nội dung của một bản sao. Trong khi công chứng đảm bảo tính pháp lý cho cả một giao dịch hoặc hợp đồng. Việc hiểu đúng bản chất sẽ giúp bạn lựa chọn chính xác thủ tục cần thiết cho công việc của mình.
Thủ tục sao y chi tiết từ A-Z theo quy định
Quy trình thực hiện sao y theo quy định pháp luật thực tế rất đơn giản và nhanh chóng. Bạn chỉ cần tuân thủ các bước sau đây để đảm bảo hồ sơ của mình được xử lý thuận lợi:
Bước 1: Người yêu cầu bắt buộc phải xuất trình bản chính của giấy tờ, văn bản cần làm cơ sở để chứng thực. Ngoài ra còn cần chuẩn bị sẵn các bản photocopy tương ứng với số lượng bạn cần chứng thực.
Lưu ý: Đối với giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp, về nguyên tắc phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi sao y tại Việt Nam. Tuy nhiên, một số giấy tờ cá nhân như hộ chiếu, thẻ căn cước, bằng cấp, giấy phép lái xe… được miễn thủ tục này theo quy định.
Bước 2: Bạn mang đầy đủ bản chính và các bản sao đã chuẩn bị đến nộp tại các cơ quan có chức năng chứng thực (như UBND hoặc Văn phòng công chứng).
Bước 3: Người thực hiện chứng thực sẽ tiếp nhận hồ sơ, tiến hành kiểm tra bản chính và đối chiếu trực tiếp với từng bản sao.
Bước 4: Nếu giấy tờ hợp lệ, cán bộ sẽ ghi đầy đủ lời chứng thực theo mẫu, ký tên, đóng dấu của cơ quan, ghi vào sổ chứng thực và trả kết quả cho bạn. Bạn chỉ cần nộp lệ phí và nhận lại bản chính cùng các bản sao y đã hoàn tất.
Thủ tục sao y chi tiết từ A-Z theo quy định
Lưu ý: Nếu bản sao của bạn có từ 02 tờ trở lên, cán bộ bắt buộc phải đóng dấu giáp lai. Dấu này sẽ được đóng lên mép phải của các tờ giấy, sao cho một phần của con dấu nằm trên mỗi tờ. Việc này đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu, chống việc thay đổi hoặc thêm bớt các trang.
Toàn bộ thủ tục này thường được xử lý rất nhanh gọn, bạn hoàn toàn có thể nhận kết quả ngay trong ngày làm việc.
→ Tìm hiểu chi tiết về thủ tục sao y bản chính
Thực hiện sao y ở đâu?
Theo quy định tại Điều 5, Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bạn có thể lựa chọn thực hiện tại một trong các cơ quan, tổ chức sau đây:
➤ Các địa điểm có thẩm quyền chứng thực:
- Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
- Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã, phường, thị trấn.
- Các tổ chức hành nghề công chứng (bao gồm Phòng công chứng do Nhà nước thành lập và Văn phòng công chứng do Công chứng viên thành lập).
- Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (chỉ áp dụng cho công dân Việt Nam đang ở nước ngoài).
Mặc dù có nhiều lựa chọn, nhưng thẩm quyền của các cơ quan này có sự khác biệt rõ rệt:
- UBND cấp xã (phường, thị trấn): Chỉ thực hiện sao y đối với các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.
- Phòng Tư pháp và các Tổ chức hành nghề công chứng: Có thể chứng thực bản sao từ bản chính cho cả các giấy tờ do cơ quan Việt Nam, nước ngoài hoặc Việt Nam liên kết với nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.
Bạn có thể sao y giấy tờ tại cơ quan có thẩm quyền
Tóm lại, bạn có nhiều sự lựa chọn để thực hiện sao y. Hãy chọn địa điểm gần và thuận tiện nhất cho mình, chỉ cần lưu ý đến nguồn gốc của giấy tờ để tìm đến đúng cơ quan có thẩm quyền.
Lệ phí sao y là bao nhiêu?
Lệ phí cho thủ tục sao y được Nhà nước quy định cụ thể tại Thông tư 226/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính. Dưới đây là bảng lệ phí chi tiết cho dịch vụ chứng thực bản sao từ bản chính:
| Trường hợp | Mức lệ phí quy định |
| 02 trang đầu tiên của văn bản | 2.000 đồng/trang |
| Từ trang thứ 3 trở đi | 1.000 đồng/trang |
| Mức thu tối đa cho một văn bản | Không quá 200.000 đồng/bản |
Lưu ý: Trang được sử dụng để tính phí là số trang của bản chính, không phải số trang của bản sao sau khi photocopy.
→ Xem thêm: Báo giá dịch thuật 1 trang A4 – Dịch thuật lấy ngay
Những loại giấy tờ nào không được phép sao y?
Pháp luật đã quy định rất rõ ràng những trường hợp giấy tờ sẽ bị từ chối chứng thực. Theo Điều 22, Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người có thẩm quyền sẽ không thực hiện sao y nếu bản chính của bạn rơi vào một trong các trường hợp sau đây:
- Bản chính có dấu hiệu bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt nội dung mà không có sự xác nhận hợp lệ của cơ quan đã ban hành.
- Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, mờ chữ đến mức không thể đọc và xác định được đầy đủ, chính xác nội dung.
- Bản chính có đóng dấu “Mật” hoặc các cấp độ bảo mật tương tự hoặc trên văn bản có ghi rõ dòng chữ “Không được sao chụp”.
- Bản chính chứa nội dung vi phạm pháp luật, trái với đạo đức xã hội.
- Bản chính là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp nhưng chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo đúng quy định.
→ Đọc thêm: Khái niệm về sao y công chứng
- Giấy tờ do cá nhân tự lập mà không có sự xác nhận, đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền (ví dụ: giấy vay nợ viết tay giữa hai cá nhân, sơ yếu lý lịch tự khai chưa có xác nhận của địa phương…).
Tổng hợp các loại giấy tờ không được sao y
Kiểm tra kỹ lưỡng tình trạng bản chính của mình dựa trên danh sách trên sẽ giúp bạn chủ động hơn rất nhiều. Điều này đảm bảo quá trình thực hiện thủ tục diễn ra suôn sẻ mà còn giúp bạn tiết kiệm thời gian.
→ Xem thêm:
- Dịch thuật công chứng là gì? Các bước dịch thuật công chứng
- Sao y công chứng là gì? Sao y công chứng ở đâu?
Các câu hỏi thường gặp về sao y là gì?
Xoay quanh khái niệm sao y là gì, có rất nhiều thắc mắc thực tế mà người dân thường gặp phải. Để giúp bạn có cái nhìn toàn diện nhất, TIN Holdings đã tổng hợp và giải đáp chi tiết những câu hỏi phổ biến nhất dưới đây.
Bản sao y có giá trị trong bao lâu?
Theo quy định pháp luật, bản sao y không có thời hạn hiệu lực cụ thể. Về lý thuyết, nó sẽ có giá trị cho đến khi bản chính mà nó sao chép có sự thay đổi về nội dung. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận hồ sơ thường yêu cầu bản sao y được cấp trong vòng 3 đến 6 tháng.
→ Xem thêm: Bản dịch thuật công chứng có thời hạn bao lâu?
Sao y từ bản sao y khác được không?
Pháp luật Việt Nam quy định rất rõ, việc chứng thực chỉ được thực hiện bằng cách đối chiếu trực tiếp từ bản chính (bản gốc). Mọi hình thức sao y từ một bản sao y khác đều không hợp lệ và không có giá trị pháp lý.
Mất bản chính có sao y được không?
Nguyên tắc cốt lõi của thủ tục sao y là phải có bản chính để làm cơ sở đối chiếu, đảm bảo tính chính xác. Trong trường hợp bạn đã làm mất bản chính, bạn cần liên hệ với cơ quan đã cấp văn bản đó để làm thủ tục xin cấp lại bản chính. Hoặc bản sao từ sổ gốc trước khi có thể thực hiện các thủ tục khác.
Có thể sao y giấy tờ của người khác không?
Pháp luật không yêu cầu người đi sao y phải là chủ sở hữu của giấy tờ. Bất kỳ ai cũng có thể mang bản chính giấy tờ của người khác đi thực hiện thủ tục sao y. Miễn là người đó xuất trình được giấy tờ tùy thân hợp lệ của mình (CMND/CCCD/Hộ chiếu) cho cán bộ chứng thực kiểm tra.
Dịch thuật công chứng và sao y có giống nhau không?
Đây là hai thủ tục pháp lý hoàn toàn khác biệt. Sao y chỉ đơn thuần là xác nhận một bản sao (photocopy) có nội dung chính xác y như bản gốc và thường thực hiện với giấy tờ tiếng Việt. Trong khi đó, dịch thuật công chứng là quy trình chuyển ngữ một tài liệu từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác. Sau đó công chứng viên chứng thực chữ ký của người dịch trên bản dịch đó.
Kết luận
Hiểu rõ sao y là gì và phân biệt được với các thủ tục khác sẽ giúp mọi công việc liên quan đến giấy tờ, hồ sơ của bạn diễn ra suôn sẻ. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần hỗ trợ sao y, dịch thuật công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự, hãy liên hệ ngay với TIN Holdings nhé!
→ Có thể bạn quan tâm:
- Thời gian dịch thuật công chứng và các yếu tố ảnh hưởng
- Các lỗi thường gặp trong dịch thuật và cách khắc phục hiệu quả
- Nghề dịch thuật là gì? Cơ hội và thách thức nghề dịch thuật ở Việt Nam
- [XEM NGAY] Dịch thuật công chứng có cần bản gốc không?
