Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài mới nhất

Bạn gặp khó khăn trong thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài để tiếp cận vào thị trường Việt Nam? Các yêu cầu khắt khe về hồ sơ và thủ tục thực hiện có thể khiến bạn gặp nhiều sai sót và bị từ chối cấp phép. Tìm hiểu ngay bài viết dưới đây để nắm rõ quy trình và các lưu ý quan trọng khi thực hiện dịch vụ thành lập văn phòng đại diện. Xem ngay nhé!

Văn phòng đại diện công ty nước ngoài là gì?

Thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài là hình thức giúp nhà đầu tư quốc tế dễ dàng tiếp cận thị trường Việt Nam. Theo Luật Thương mại 2005, Văn phòng đại diện công ty nước ngoài là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập để tìm hiểu thị trường.

Bên cạnh đó, Văn phòng đại diện còn thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép. Chức năng cốt lõi của văn phòng đại diện là làm đầu mối liên lạc, thực hiện nghiên cứu thị trường và thúc đẩy các dự án hợp tác cho công ty mẹ.

Điều kiện để công ty nước ngoài thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam

Để thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam, công ty nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện cụ thể như sau (Căn cứ Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP):

• Công ty phải được thành lập và đăng ký kinh doanh hợp pháp theo quy định của quốc gia, vùng lãnh thổ là thành viên của điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia. Hoặc công ty phải được công nhận bởi pháp luật của quốc gia đó.
• Công ty nước ngoài phải có ít nhất 01 năm hoạt động kể từ khi được cấp phép thành lập hoặc đăng ký. Nếu giấy phép có thời hạn thì thời hạn đó phải còn hiệu lực ít nhất 01 năm tính từ thời điểm nộp hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam.
• Các hoạt động dự kiến của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế.
• Nếu hoạt động của Văn phòng đại diện không thuộc phạm vi cam kết của Việt Nam hoặc công ty nước ngoài đến từ quốc gia không tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, thì việc thành lập cần có sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.

Các điều kiện cụ thể để thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Trên đây là những điều kiện bắt buộc đối với việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam. Đáp ứng các điều kiện này giúp quá trình thành lập Văn phòng đại diện diễn ra thuận lợi và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Hồ sơ xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Để được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài, bạn chuẩn bị bộ hồ sơ gồm các tài liệu sau:

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (Mẫu MĐ1)
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương của công ty nước ngoài.
• Văn bản cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc giấy xác nhận đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế/tài chính trong năm tài chính gần nhất của thương nhân nước ngoài.
• Giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất.
• Bản sao hộ chiếu hoặc CCCD của người đứng đầu Văn phòng đại diện.
• Tài liệu về địa điểm đặt văn phòng: Bản sao hợp đồng ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê văn phòng hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm làm trụ sở Văn phòng đại diện,…

Lưu ý:

• Các tài liệu cần phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định pháp luật Việt Nam.
• Tài liệu của công ty nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận bởi cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài (trừ hộ chiếu có thể sao y chứng thực tại VN).

Trên đây là hồ sơ xin thành lập Văn phòng đại diện được quy định tại Điều 10 Nghị Định 07/2016/NĐ-CP và bổ sung tại Nghị quyết 19/2026/NQ-CP. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác là bước quan trọng để yêu cầu xin cấp phép được xem xét và phê duyệt nhanh chóng.

Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài cần được thực hiện theo đúng trình tự nghiêm ngặt. Việc nắm vững các bước thực hiện dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn về thời gian và đảm bảo hồ sơ được phê duyệt nhanh chóng:

Bước 1: Đầu tiên, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo danh sách mà TIN Holdings đã liệt kê trên và nộp hồ sơ tại Sở Công thương.

Bước 2: Trong vòng 3 ngày sau khi tiếp nhận, nếu hồ sơ thiếu sót hoặc không hợp lệ, cơ quan sẽ yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa. Hồ sơ sẽ được xét duyệt trong vòng 7 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Lưu ý: Đối với trường hợp tại Khoản 5 Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và các trường hợp khác chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép sẽ gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành về việc phê duyệt yêu cầu cấp phép cho trường hợp đó.

Bước 3: Đại diện doanh nghiệp căn cứ vào ngày hẹn trên biên nhận đến nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại Cơ quan đã nộp hồ sơ. Trường hợp không được cấp phép sẽ có văn bản giải thích rõ lý do.

Hướng dẫn thủ tục thực hiện thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Trên đây là quy trình đăng ký thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam. Việc thực hiện đúng từng bước sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu các khó khăn trong quá trình xin cấp phép.

Thời gian & lệ phí mở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Mức thu lệ phí đối với việc cấp mới giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam được quy định tại Điều 4 Thông tư 143/2016/TT-BTC. Dưới đây là bảng lệ phí và thời gian xét duyệt cụ thể:

Lưu ý: Mức phí trên chưa bao gồm phí dịch thuật công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự,… của các tài liệu. Để biết thêm chi tiết về chi phí thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam, hãy liên hệ ngay với TIN Holdings để được tư vấn và hỗ trợ!

Những việc cần làm sau khi thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Sau khi thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, để đi vào hoạt động ổn định, doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện các việc quan trọng sau:

• Treo bảng tên của Văn phòng đại diện.
• Chọn và công bố mẫu con dấu của Văn phòng đại diện.
• Đăng ký mã số thuế.
• Mở tài khoản ngân hàng chuyên chi bằng ngoại tệ và đồng Việt Nam để sử dụng cho các hoạt động của Văn phòng đại diện.
• Gửi báo cáo hoạt động hàng năm cho Sở Công Thương.
• Lập sổ quỹ tiền mặt ghi lại các khoản thu chi của Văn phòng đại diện.
• Xin giấy phép lao động cho người nước ngoài (nếu có).
• Ký hợp đồng lao động với người đứng đầu và nhân viên tại văn phòng.
• Hằng năm, Văn phòng đại diện cần xác nhận thu nhập cho trưởng đại diện và nhân viên làm việc tại đây.
• Nộp các loại thuế, phí và đóng bảo hiểm.
• Thực hiện các nghĩa vụ pháp lý khác theo quy định hiện hành.

Những nghĩa vụ này giúp Văn phòng đại diện tuân thủ pháp luật và duy trì hoạt động hiệu quả, hợp pháp.

Dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài chuyên nghiệp, uy tín tại TIN Holdings

TIN Holdings là đơn vị cung cấp dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài với nhiều năm kinh nghiệm. Chúng tôi cam kết mang lại dịch vụ chuyên nghiệp, nhanh chóng và hiệu quả. Dưới đây là những ưu điểm vượt trội tại TIN Holdings:

• TIN Holdings hỗ trợ khách hàng từ khâu tư vấn, chuẩn bị hồ sơ cần thiết đến các thủ tục liên quan. Đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc, đảm bảo thực hiện đúng quy định.
• TIN Holdings rút ngắn tối đa thời gian xử lý hồ sơ, giúp doanh nghiệp nhanh chóng được cấp phép và đưa Văn phòng đại diện vào hoạt động.
• Chúng tôi cung cấp dịch vụ với chi phí cạnh tranh, minh bạch, đảm bảo không phát sinh các chi phí không rõ ràng. Khách hàng sẽ được thông báo và tư vấn kỹ càng về từng khoản phí trước khi thực hiện.
• Ngoài ra, chúng tôi còn hỗ trợ các thủ tục pháp lý sau khi văn phòng đã đi vào hoạt động. Điều này giúp đảm bảo doanh nghiệp hoạt động ổn định và tuân thủ pháp luật.

TIN Holdings là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệp trong thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

TIN Holdings tự hào là lựa chọn hàng đầu trong lĩnh vực hỗ trợ thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài. Hãy liên hệ ngay với TIN Holdings để được tư vấn và trải nghiệm dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp.

Những điều cần lưu ý khi mở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Dưới đây là những điểm cần lưu ý khi mở Văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài tại Việt Nam:

➤ Tên Văn phòng đại diện:

• Phải mang tên của công ty nước ngoài, kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
• Tên cần được viết hoặc gắn tại trụ sở Văn phòng.
• Các tài liệu, hồ sơ, ấn phẩm phải in với khổ chữ nhỏ hơn tên thương nhân.

➤ Trụ sở:

• Văn phòng đại diện được phép thuê trụ sở nhưng không được cho thuê lại.
• Mỗi thương nhân nước ngoài chỉ được thành lập một Văn phòng đại diện tại một tỉnh/thành phố.

➤ Thời gian hoạt động: Văn phòng đại diện được phép hoạt động tối đa 5 năm và có thể gia hạn.

➤ Hoạt động xúc tiến thương mại:

• Không được trực tiếp thực hiện khuyến mại; có thể ký hợp đồng với các công ty quảng cáo hoặc hội chợ triển lãm để xúc tiến.
• Chỉ được trưng bày, giới thiệu sản phẩm tại trụ sở hoặc thông qua đơn vị được ủy quyền.

➤ Hoạt động văn phòng:

• Chỉ được thực hiện các hoạt động không sinh lợi như khảo sát, nghiên cứu thị trường,…
• Không được phép giao kết, bổ sung hoặc sửa đổi các hợp đồng đã được ký kết của thương nhân nước ngoài (Trừ trường hợp được ủy quyền).
• Được phép ký hợp đồng thuê trụ sở, mua sắm vật dụng cần thiết và tuyển dụng lao động.
• Phải tuân thủ các quy định về chống rửa tiền, thuế, thương mại,… Và phải nộp báo cáo hoạt động cho Cơ quan cấp phép định kỳ hàng năm.

➤ Bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân:

• Tuân thủ quy định về bảo hiểm và lao động, với mức bảo hiểm có thể tới 32% lương cơ bản.
• Người nước ngoài làm việc trên 3 tháng cần có giấy phép lao động và phải đăng ký mã số thuế cá nhân.
• Thuế thu nhập cá nhân 20% cho người không cư trú, và biểu thuế lũy tiến từng phần từ 5% đến 35% trên thu nhập cho người cư trú.

Trên đây là một số lưu ý mà bạn cần nắm khi muốn mở Văn phòng đại diện tại Việt Nam. Nắm vững những này sẽ giúp Văn phòng được thành lập hoạt động hiệu quả, bền vững tại thị trường Việt Nam.

Căn cứ pháp lý về thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Toàn bộ quy trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài được thực hiện dựa trên hệ thống văn bản pháp luật hiện hành tại Việt Nam. Việc nắm vững các căn cứ này là bước đệm quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục chính xác, minh bạch và hạn chế tối đa rủi ro pháp lý.

• Luật Thương mại số 36/2005/QH11: Quy định về hoạt động thương mại được Quốc hội ban hành ngày 14/06/2015.
• Nghị định số 07/2016/NĐ-CP: Quy định chi tiết Luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
• Thông tư 143/2016/TT-BTC: Quy định về mức thu, chế độ thu, nộp lệ phí cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài, thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
• Nghị quyết số 19/2026/NQ-CP: Cắt giảm, phân cấp, đơn giản hóa thủ tục hành chính, điều kiện kinh doanh thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công thương.

Doanh nghiệp cần nắm rõ các văn bản pháp lý bắt buộc mà nhà nước đã ban hành để thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài diễn ra suôn sẻ.

Những câu hỏi thường gặp về thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Có một số vấn đề mà nhiều cá nhân, tổ chức thường gặp phải khi muốn xin thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam. Dưới đây, TIN Holdings đã tổng hợp và giải đáp cho bạn về những câu hỏi phổ biến nhất.

Kết luận

Trên đây là toàn bộ thông tin chi tiết và hữu ích về việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam. Nếu bạn gặp vấn đề hoặc cần hỗ trợ trong quá trình thành lập Văn phòng đại diện, hãy liên hệ ngay với TIN Holdings để được tư vấn và sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp nhé!