Bạn đang thắc mắc làm sao để hạch toán mua hàng đúng ngay từ đầu, tránh sửa sổ sách nhiều lần mỗi khi quyết toán thuế? Việc không nắm chắc nguyên tắc và tài khoản sử dụng có thể khiến báo cáo tài chính bị sai lệch. Tìm hiểu ngay bài viết dưới đây để xử lý chính xác mọi hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong doanh nghiệp nhé!
Hạch toán mua hàng là gì?
Hạch toán mua hàng là nghiệp vụ kế toán nhằm quan sát, đo lường, tính toán và ghi chép các hoạt động kinh tế. Điều này phản ánh chính xác giá trị hàng hóa được doanh nghiệp mua vào phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Việc thực hiện đúng nguyên tắc hạch toán giúp đảm bảo tính minh bạch và đầy đủ trong báo cáo tài chính. Từ đó hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát tốt dòng tiền, quản lý tồn kho hiệu quả. Bên cạnh đó, việc này còn giúp doanh nghiệp xác định chính xác lợi nhuận trước thuế, lợi nhuận sau thuế và tuân thủ quy định pháp luật về thuế.
Hệ thống sổ sách, chứng từ và tài khoản sử dụng tại doanh nghiệp thương mại
Trước khi đi vào định khoản chi tiết, kế toán viên cần nắm rõ hệ thống chứng từ, sổ sách và tài khoản sử dụng tại doanh nghiệp thương mại. Hệ thống sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi và phản ánh trung thực các giao dịch mua bán trong doanh nghiệp.
Sổ sách và chứng từ sử dụng
Sổ sách, chứng từ là căn cứ pháp lý bắt buộc để ghi sổ kế toán. Đối với doanh nghiệp thương mại, các loại sổ sách và chứng từ sử dụng phổ biến gồm có:
- Sổ nhật ký chung: Ghi chép toàn bộ giao dịch kinh tế trong kỳ cho công ty.
- Sổ cái tài khoản và sổ chi tiết tài khoản: Ghi chép nghiệp vụ doanh nghiệp từ các tài khoản chung đến các tài khoản đặc thù.
- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hóa: Phản ánh toàn bộ quá trình nhập, xuất và tồn kho hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại.
- Sổ chi tiết hàng hóa: Quản lý cụ thể từng mặt hàng trong doanh nghiệp quy mô lớn.
- Sổ quỹ tiền mặt: Ghi chép các khoản thu chi bằng tiền mặt của công ty.
- Sổ tiền gửi ngân hàng: Ghi nhận các giao dịch liên quan đến tiền gửi tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.
- Bảng phân bổ chi phí trả trước: Ghi nhận chi phí phân bổ cho công cụ dụng cụ (CCDC) và tài sản cố định (TSCĐ).
- Bảng khấu hao TSCĐ: Theo dõi khấu hao tài sản cố định từ 30 triệu VND trở lên.
- Phiếu nhập – xuất kho: Chứng từ được tạo ra khi có giao dịch mua bán.
- Phiếu thu – chi: Ghi nhận giao dịch thu chi tiền mặt của doanh nghiệp.
Hệ thống sổ sách và chứng từ sử dụng
Đây là những công cụ quan trọng trong quản lý nội bộ, đồng thời đáp ứng yêu cầu báo cáo tài chính và kiểm toán.
Các tài khoản thường sử dụng trong hạch toán mua hàng
Tùy vào chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng, hệ thống tài khoản trong hạch toán mua hàng có thể khác nhau. Các tài khoản chính trong hạch toán nghiệp vụ mua hàng bao gồm:
| Tài khoản | Nội dung phản ánh |
| Tài khoản 151 | Ghi lại hàng mua đang đi đường |
| Tài khoản 152 | Ghi lại nguyên liệu, vật liệu |
| Tài khoản 153 | Ghi lại công cụ, dụng cụ |
| Tài khoản 156 | Ghi lại hàng hóa |
| Tài khoản 157 | Ghi lại hàng gửi đi bán |
| Tài khoản 133 (1331, 1332) | Thuế GTGT được khấu trừ |
| Tài khoản 331 | Phải trả cho người bán |
| Tài khoản 111, 112 | Tiền mặt, tiền gửi không kỳ hạn |
| Tài khoản 511 (5111, 5112) | Ghi lại doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ |
| Tài khoản 521 | Ghi lại các khoản giảm trừ doanh thu |
| Tài khoản 632 | Ghi lại giá vốn hàng bán |
| Tài khoản 421 | Ghi lại lợi nhuận sau thuế chưa phân phối |
| Tài khoản 911 | Xác định kết quả kinh doanh |
Sử dụng các tài khoản này giúp bạn ghi nhận chính xác các hoạt động kinh doanh hàng ngày và phân tích, đánh giá hiệu quả. Đây còn là là cơ sở để thực hiện hạch toán thuế TNDN và tính lợi nhuận cuối cùng.
Cách hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong nước
Bạn có thể tham khảo các phương pháp hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong nước dưới đây để quản lý tài chính hiệu quả cho doanh nghiệp.
Hạch toán mua hàng nhập kho và mua hàng không qua kho
Căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho, quy trình hạch toán này được thực hiện như sau:
➤ Khi nhập kho hàng hóa:
- Nợ các tài khoản 152, 153, 156 để ghi lại giá trị hàng nhập kho.
- Nợ tài khoản 133 để ghi lại tiền thuế GTGT.
- Có các tài khoản 111, 112, 331 để tính tổng giá trị thanh toán.
➤ Khi mua hàng về sử dụng hoặc chuyển bán mà không nhập kho:
- Mua nguyên vật liệu, hàng hóa:
- Nợ các tài khoản 621, 632 để ghi lại giá tiền chưa có thuế GTGT.
- Nợ tài khoản 1331 để ghi lại tiền thuế GTGT.
- Có các tài khoản 111, 112, 331 để tính tổng tiền thanh toán.
- Mua công cụ, dụng cụ:
- Nợ tài khoản 242 để ghi giá trị CCDC phân bổ nhiều lần.
- Nợ các tài khoản 641, 642 để ghi giá trị CCDC phân bổ 1 lần.
- Nợ tài khoản 1331 để ghi tiền thuế GTGT.
- Có các tài khoản 111, 112, 331 để tính tổng giá thanh toán.
Hạch toán mua hàng nhập kho và mua hàng không quá kho
Các kế toán viên cần thực hiện đúng các bút toán hạch toán mua hàng này để tránh sai sót khi quyết toán thuế.
Hạch toán mua hàng có phát sinh chi phí mua hàng
Chi phí phát sinh khi mua hàng thường là bảo hiểm hàng hóa, tiền thuê kho, thuê bến bãi, vận chuyển, bốc xếp, bảo quản,… Quy trình hạch toán như sau:
- Nợ các tài khoản 152, 153, 156, 641, 642 để ghi lại chi phí mua hàng.
- Nợ tài khoản 1331 để ghi lại tiền thuế GTGT.
- Có các tài khoản 111, 112, 331 để tính tổng giá thanh toán.
Nếu doanh nghiệp chỉ mua 1 mặt hàng có phát sinh chi phí thì không cần phân bổ mà hạch toán trực tiếp vào giá trị lô hàng nhập kho.
Hạch toán mua hàng hàng về trước hóa đơn về sau
Hạch toán mua hàng này nhằm chứng minh rõ ràng việc hàng về trước hóa đơn về sau. Căn cứ vào phiếu xuất kho bên bán hoặc biên bản giao nhận và phiếu nhập kho hàng hóa, kế toán thực hiện:
- Nợ các tài khoản 152, 156, 1561 để ghi lại giá trị hàng hóa chưa có thuế GTGT.
- Có các tài khoản 111, 112, 331 để tính số tiền hàng phải thanh toán.
Nếu phiếu xuất kho không thể hiện giá bán thì kế toán sẽ ghi nhận theo giá tạm tính (dựa vào giá nhập kho lần mua hàng gần nhất). Khi nhận được hoá đơn, kế toán thực hiện:
- Nợ tài khoản 1331 để ghi lại tiền thuế GTGT.
- Có các tài khoản 111, 112, 331 để ghi lại số tiền thuế phải thanh toán.
- Nếu giá mua = giá tạm tính, chỉ ghi lại tiền thuế bổ sung.
- Nếu giá mua > giá tạm tính, điều chỉnh tăng giá trị hàng nhập kho:
- Nợ các tài khoản 152, 156, 1561: Ghi nhận Số lượng hàng x (giá mua – giá tạm tính).
- Có các tài khoản 111, 112, 331: Ghi nhận Số lượng hàng x (giá mua – giá tạm tính).
- Nếu giá mua < giá tạm tính, điều chỉnh giảm giá trị hàng nhập kho:
- Nợ các tài khoản 111, 112, 331: Ghi nhận Số lượng hàng x (giá tạm tính – giá mua).
- Có các tài khoản 111, 112, 331: Ghi nhận Số lượng hàng x (giá tạm tính – giá mua).
Các kế toán viên cần thực hiện đúng để tránh sai sót trong quá trình nhập kho khi hàng về trước, hóa đơn về sau.
Hạch toán mua hàng hoá đơn về trước hàng về sau
Nếu đã nhận hóa đơn GTGT từ nhà cung cấp nhưng hàng vẫn chưa về, kế toán viên sẽ ghi nhận hàng mua đang trên đường đi.
➤ Khi nhận được hóa đơn GTGT:
- Nợ tài khoản 151: Hàng mua đang trên đường đi.
- Nợ tài khoản 1331: Ghi nhận tiền thuế GTGT.
- Có các tài khoản 111, 112, 331: Tính tổng giá thanh toán.
➤ Khi hàng về và được nhập kho:
- Nợ các tài khoản 152, 156, 1561: Hàng được nhập kho.
- Có tài khoản 151: Hàng mua đang đi đường.
Hạch toán mua hàng khi hóa đơn về trước hàng về sau
Hạch toán mua hàng hóa đơn về trước hàng về sau giúp kế toán ghi nhận đúng và rõ ràng các khoản mua hàng và chi phí liên quan.
Hạch toán hàng mua trả lại
Để trả lại cho người bán hàng mua không đạt chất lượng theo hợp đồng kinh tế, kế toán thực hiện như sau:
➤ Nếu đã thanh toán và được hoàn trả tiền:
- Nợ các tài khoản 111, 112: Ghi lại số tiền đã thanh toán.
- Các tài khoản 156, 152, 153: Ghi lại hàng hóa được trả lại.
➤ Nếu chưa thanh toán:
- Nợ tài khoản 331: Ghi lại khoản phải trả cho người bán.
- Có tài khoản 133 (1331 nếu có): Ghi lại thuế GTGT được khấu trừ.
Điều này đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc xử lý các trường hợp hàng hóa không đạt chuẩn theo hợp đồng.
Hạch toán mua hàng trả chậm, trả góp
Đối với hàng mua theo phương thức trả chậm, trả góp, giá trị hàng hóa được ghi nhận theo giá mua trả ngay tại thời điểm mua. Cụ thể như sau:
➤ Đối với khoản mua hàng và thanh toán ngay:
- Nợ các tài khoản 156, 152, 153: Ghi nhận giá trị hàng hóa theo giá mua đã thanh toán ngay.
- Nợ tài khoản 133: Ghi nhận thuế GTGT được khấu trừ.
- Nợ tài khoản 242: Ghi lại chi phí trả trước (nếu có chi phí trả trước).
- Có tài khoản 331: Tính tổng giá trị phải trả cho người bán.
➤ Đối với số tiền lãi mua hàng trả chậm hoặc trả góp định kỳ:
- Nợ tài khoản 635: Ghi lại chi phí tài chính.
- Có tài khoản 242: Ghi lại chi phí trả trước.
Việc thực hiện các bước trên nhằm mục đích hạch toán chính xác cho trường hợp hàng hoá được thanh toán trả chậm, trả góp.
Hạch toán hàng mua được giảm giá hoặc hưởng chiết khấu thương mại
Trong trường hợp nhận chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hoặc các khoản tiền phạt vi phạm hợp đồng, kế toán cần thực hiện như sau:
- Nợ các tài khoản 111, 112, 331.
- Có các tài khoản 156, 152, 153 nếu hàng còn tồn kho.
- Có tài khoản 632 để ghi nhận giá vốn hàng bán (nếu hàng đã tiêu thụ trong kỳ).
- Có các tài khoản 641, 642, 627, 154 nếu hàng đã được sử dụng hoặc hạch toán chi phí.
- Có tài khoản 133 (1331 nếu có) để ghi nhận thuế GTGT đã được khấu trừ.
Hạch toán hàng mua được giảm giá hoặc hưởng chiết khấu thương mại
Điều này giúp kế toán ghi nhận chiết khấu và giảm giá đúng quy định theo thực tế hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Lỗi sai thường gặp trong hạch toán nghiệp vụ mua hàng
Không ít doanh nghiệp chỉ phát hiện sai sót trong hạch toán mua hàng khi cơ quan thuế kiểm tra. Dưới đây là những lỗi phổ biến mà bạn cần lưu ý khi thực hiện:
- Hạch toán hàng mua khi chưa chuyển giao rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa, dẫn đến ghi nhận tồn kho không đúng kỳ.
- Bỏ sót chi phí thu mua, làm sai lệch giá vốn hàng bán.
- Nhầm lẫn giữa các tài khoản dẫn đến sai số dư hàng tồn kho thực tế trên báo cáo.
- Không tách biệt chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán gây sai lệch doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế.
- Thiếu chứng từ đối chiếu khi có sự sai sót giữa hóa đơn và thực tế nhận hàng.
Rà soát định kỳ các hạch toán nghiệp vụ mua hàng và bảng kê hóa đơn đầu vào là các hiệu quả để phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót nêu trên.
Căn cứ pháp lý về hạch toán mua hàng
Hạch toán mua hàng tại doanh nghiệp cần tuân thủ các văn bản pháp lý hiện hành. Dưới đây là tổng hợp các văn bản pháp luật mà bạn có thể tham khảo:
- Luật Kế toán 2015 được Quốc hội ban hành ngày 20/11/2015
- Luật Kế toán 2025 văn bản hợp nhất của Luật Kế toán 2015 được Văn phòng Quốc hội ban hành từ ngày 26/02/2025.
- Thông tư số 99/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp.
Các văn bản pháp luật trên thường xuyên được cập nhật để đảm bảo việc hạch toán nghiệp vụ mua hàng luôn tuân thủ đúng quy định tại từng thời điểm.
Câu hỏi thường gặp về hạch toán mua hàng
Dưới đây là những thắc mắc phổ biến mà kế toán viên thường gặp phải khi xử lý các tình huống phát sinh trong thực tế hạch toán mua hàng. Cùng TIN Holdings tìm hiểu ngay bên dưới!
Tài khoản 151 được sử dụng khi doanh nghiệp đã nhận hóa đơn hoặc đã hoàn thành thủ tục thanh toán nhưng hàng hóa vẫn chưa về đến kho. Khi hàng về đến nơi, kế toán tất toán tài khoản 151, kết chuyển sang tài khoản hàng tồn kho tương ứng (152, 153, 156). Nếu doanh nghiệp làm mất hóa đơn đầu vào vẫn có thể được hạch toán chi phí với điều kiện doanh nghiệp cung cấp đầy đủ chứng từ, hồ sơ chứng minh giao dịch có thật.
Kết luận
Hạch toán mua hàng chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp phản ánh đúng tình hình tài chính mà còn là nền tảng để kiểm soát chi phí và hạn chế rủi ro khi quyết toán. Nếu bạn vẫn còn thắc mắc về hạch toán nghiệp vụ mua hàng, TIN Holdings sẵn sàng hỗ trợ. Liên hệ ngay TIN Holdings để được tư vấn nhé!
